Administrativa kostnader i byggprojekt

Budgetöverskridande och tidsöverskridanden beror ofta på det uppenbara - oplanerade ändringar, felaktiga projektberäkningar eller konstruktionsfel.

Medan alla dessa faktorer verkligen är en stor bidragsgivare till stora projektförseningar och utgifter, kan dålig inventariespårning eller brist på sådan vara lika destruktiv för produktiviteten på arbetsplatsen och grunden till de flesta administrativa problem som finns inom byggsektorn.

Kostsamma administrativa fel och oförmågan hos din avdelning att fungera till full kapacitet kan ruinera ett projekt lika väl som en förändring av omfattningen i sista minuten. Därför bör tidsmässiga och adekvata administrativa hanteringsåtgärder aldrig ignoreras.

I den här bloggen tittar vi på de specifika problem som uppstår genom dåliga administrativa processer inom byggsektorn, vilken inverkan de kan ha på din verksamhet om de inte hanteras och hur du kan minimera och/eller helt ta bort dem genom inventariespårning.

Denna bloggartikel är en, i en serie som utvecklats för att dela kunskaper och utrusta dig för att få ut ännu mer av dina verktyg och din personal. Läs övriga artiklar här.

Vilka är de huvudsakliga administrativa utmaningarna inom byggsektorn?

Misstag sker lätt när administratörer inte kommunicerar på ett effektivt vis. De problem som uppstår genom en aspekt i ett projekt kanske inte ens blir kända för andra projektledare innan det är för sent - även små administrativa fel kan leda till katastrofala resultat. 

Nedan går vi igenom de tre vanligaste administrativa problemen som våra klienter upplever.

Den troligtvis största utmaningen när det gäller administration inom byggsektorn är pappersarbete och bristen på adekvat hantering.

Pappersarbete förekommer överallt, från kontor till byggarbetsmiljöer och är den primära metoden att kommunicera projektförändringar, lagernivåer, inventarieplats och rörlighet över personal och arbetsplatser samt platsens säkerhetsnivå och efterlevnad av lagstadgade skyldigheter.

Veta var dina tillgångar finns vid en given tidpunkt. Veta att de är kompatibla och regelbundet testade enligt säkerhetsbestämmelserna. Veta att dina anställda är utbildade och har nödvändiga certifikat för att kunna utföra deras jobb inom lagens ram. Allt detta beror helt på förmågan hos varje medlem i ditt team att manuellt fylla i relevant dokumentation och se till att den har levererats i rätt tid till rätt personer för behandling. Du kan redan se att stenen som startar lavinen rullar, inte sant?

Ett stort ansvar ligger i pappersarbetet och ofta görs allvarliga misstag när hanteringen inte sköts ordentligt, särskilt när dokument måste hanteras på plats, där huvudprioriteten är att jobbet ska bli gjort och allt annat är underordnat.

Relaterade utmaningar till pappersarbete:

• Problem med pappersöverföring av inventarier och rekvisitionsformulär för inventarier
• Inte känna till var inventarierna finns och vem som har dem
• Slösa  pengar på att hyra inventarier som du redan har på plats, men inte kan hitta
• Köpa dubbla uppsättningar av verktyg som resulterar i överskottslager
• Medarbetare och verktyg som inte uppfyller kompetenskrav och prestanda på byggarbetsplatser
• Extra kostnader för att ha överskridit projektets tidsplan  

Företag behöver ofta ha en god och total överblick på deras lager och lagerhållning. Detta behandlas ofta manuellt, vilket gör jobbet extremt tråkigt och tidskrävande och ibland till och med omöjligt att utföra korrekt.

Inventeringar kan vara en orsak till att både gå över budget och över tid i dina projekt. Detta kan bero på två olika orsaker. En är att lagret börjar ta slut, och orsakar därför operativa problem och onödig stilleståndstid för att vänta på att leveranser ska komma fram och vara tillgängliga att använda. Den andra utmaningen som oftast är direkt relaterad till att gå över budgeten, är att köpa på sig onödigt stora lager på grund av brist på synlighet kring vad du redan har inne på lagret.

Säkerhet och förenlighet är ett ständigt problem inom byggsektorn. Den senaste statistiken från HSE visar att sektorn faktiskt upptar andra plats för det högsta antalet arbetsplatsskador, något som endast överträffas av jordbruket, och leder faktiskt listan när det gäller dödsolyckor på arbetsplatsen.

Dålig administration och brist på transparens gällande överensstämmelse kan ha en allvarlig inverkan på säkerhetsnivån på din byggarbetsplats. De två allvarligaste utmaningarna som inget företag kan lämna utan åtgärd inkluderar:

• Hantering av de anställdas utbildningskvalifikationer och certifikat
  
• Hantering av inspektions- och underhållsprogram

Båda kan lätt falla mellan stolarna, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser, såsom projektöverskridande, dåligt rykte, åtal på grund av bristande efterlevnad, dryga böter, och värsta-fall-scenariot: fängelsetid för tjänstemän.

Finns det en lösning?

Många entreprenörer anser att den bästa lösningen för dålig administration är att helt enkelt öka administrationsteamets storlek. En ökning av personalen betyder dock inte nödvändigtvis bättre resultat och leder i de flesta fall endast till extra kostnader och högre risk för samarbetsfel.

Istället för att lägga till extra medlemmar i det administrativa teamet, utrusta dem istället med de rätta verktygen. Den senaste programvaran för inventariespårning kan spela rollen som flera administratörer, vilket ger dig möjlighet att visa ett projekt från flera synvinklar.

Med extra digital support har administratörerna ett enkelt sätt att kommunicera med varje del av organisationen och får full synlighet och flexibilitet för att hålla drift och logistik löpande. I följande kapitel ser vi på de specifika detaljerna om hur programvaran för inventariehantering kan hjälpa dig att sänka dina administrativa kostnader och klara stora utmaningar.  

Hur kan inventariehanteringen hjälpa dig reducera administrativa kostnader?

Företagen tenderar att spendera 20 timmar i månaden med att administrera utbildningscertifikat, arbetstillstånd och säkerhetsdatablad. Genom att använda programvara för inventariehantering kan du minska tidsåtgången med 33 %. Å andra sidan kan automatiska påminnelser skära ner 90 % av tidsåtgången som annars spenderas på att övervaka månatliga förfallodatum.

Implementering av lösningar för inventariehantering kan sänka dina administrativa kostnader avsevärt, effektivisera dina företagstjänster, förbättra kundservicen och du kan snabbt och enkelt skala upp din verksamhet.

Eftersom administrativ personal inte längre behöver spåra tillgångar manuellt, frigörs deras tid för att utnyttja andra intäktsgenererande aktiviteter. Inventariespårning kan också hjälpa till att minimera inventarieförluster och stölder, och därmed reduceras projektkostnader. Dessutom kommer detta att göra det möjligt för den administrativa avdelningen och andra avdelningar att effektivt kommunicera med varandra och ha bättre översikt över projektets framsteg.

Den mest tillförlitliga inventariespårningstekniken på marknaden erbjuder dig en bekväm och ständig tillgång till systemet var du än befinner dig - exempelvis en version som är tillgänglig för mobila enheter - utformad för att underlätta arbetet för de anställda som ständigt är i rörelse. Detta eliminerar behovet av att fylla i långa, förskräckliga dokument och se till att ingen viktig dokumentation går förlorad.

Med digital inventariehantering är det inte bara kommunikationen som förenklas, utan också överensstämmelsen mellan personal och utrustning. Tjänster och certifieringsmeddelanden kan ställas in i bakgrunden, vilket eliminerar behovet av att administratörer behöver kontrollera Excel-kalkylblad och missa deadlines. Meddelanden kan också göras synliga för flera personer, vilket betyder en proaktiv hantering.

Med programvara för inventariehantering kan du köra omedelbara inventeringsrapporter, vilket hjälper dig att undvika tidskrävande manuella inventeringskontroller och tillhandahåller regelbundna lagersaldouppdateringar till dina kunder.

Du kommer att ha fullständig synlighet för de förbrukningsartiklar som används på arbetsplatser och du vet exakt hur många verktyg och vilken utrustning som finns tillgänglig, vem som använder dem och vilken som är dess exakta plats. Därför undviker du onödigt stillestånd genom sökande efter utrustning eller problem med kassaflöde på grund av överlagring.

En annan fördel med programvara för inventariehantering är möjligheten att ställa in meddelanden som varnar dig när du går över eller under en viss lagernivå. Du kan också styra de dyrare tillgångarna, som verktyg, se till att du har tillräckligt med vissa verktyg och att du använder allt regelbundet och undviker att ha vilande tillgångar.

Teknologin för inventariehantering kommer också att ge dig fullständig synlighet över certifieringsdatumen för ditt team samt förfallodatum för inspektion och underhåll. Användbara påminnelser om förfallodatum för inspektion och underhåll och förnyelse av certifikat kommer också att ställas in så att du får automatiska meddelanden. 

De anställda har också alltid tillgång till sina certifieringar eller väsentlig dokumentation, såsom arbetsplatskort på deras enhet.

Programvaran för inventariehantering kan otvetydigt inte bara minska administrativa kostnader, men gör ditt liv enklare i allmänhet, vilket gör din arbetsplats kompatibel och produktiv. Skulle ditt företag kunna dra nytta av detta?

Om så är fallet är vår gratis guide "Presentation av programvara för inventariehantering i byggsektorn" rätt läsning för dig. I vår e-bok sammanställer vi vår branschkunskap i form av läsning som ger väsentlig information om hur man effektivt hanterar fysiska och administrativa tillgångar på byggarbetsplatser och fördelarna med att digitalisera dina processer för inventariehantering. Följ länk nedan för att hämta din kopia.